Un Assistant pour le pôle secrétariat de Direction (H/F)

Autour de la plateforme aéroportuaire de Charles de Gaulle, la Communauté d’Agglomération Roissy Pays de France regroupe 42 communes, 346 000 habitants et 650 agents. Pour renforcer son pôle secrétariat, la Direction Générale recrute un

 

Assistant pour le pôle secrétariat de Direction (H/F)

Cadre d’emploi des Adjoints Administratifs

 

Poste basé à Roissy-en-France

 

Vous secondez l’assistante du Directeur Général des Services et du Président dans ses missions permanentes et remplacez l’agent d’accueil du siège de la collectivité en cas de besoin.

 

Missions :

 

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

 

  • Télécharger, photocopier et assembler des documents ;
  • Trier, classer, numériser et archiver des documents ;
  • Mise à jour des fichiers/dossiers informatiques (cartes de visite, dossiers de suivi …) ;
  • Tenir à jour les fichiers (base de données, commissions, vœux, carte de visite …) ;
  • Synthétiser et présenter des informations ;
  • Rechercher et diffuser des informations ;
  • Identifier les sources de documentation ;
  • Edition de publipostages selon les besoins des services du siège.

 

Planification, suivi et assistance du DGS, du Président et du DGA à la Stratégie

 

  • Organisation logistique des réunions, des réceptions, des déjeuners et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, mise en place des salles, accueil et installation traiteur etc.) ;
  • Renseignement des tableaux de suivi des activités (tableau des tâches, gestion partagée avec l’assistante du DGS et du Président du tableau des dates importantes…) ;
  • Suppléance, en cas d’absence, de l’assistante du DGS et du Président et assistance directe auprès du DGS, du Président et du DGA à la Stratégie ;
  •  Transmission, après absence de l’assistante du DGS et du Président, de l’information.

 

Traitement des dossiers et saisie de documents

 

  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques sous une adresse électronique commune.

 

 

Accueil physique et téléphonique du public en cas de remplacement de l’agent d’accueil

 

  • Courrier : tri, dématérialisation, transmission aux directions, affranchissement et navette à la Poste ;
  • Factures : enregistrement dans le logiciel de comptabilité Finances ;
  • Gestion de la réservation des salles de réunion ;
  • Recevoir et orienter les demandes ;
  • Répondre aux appels téléphoniques et demandes des usagers ;
  • Rechercher et diffuser des informations ;
  • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité ;
  • Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent ;
  • Conseiller les agents sur les procédures ;
  • Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations ;
  • Selon les besoins de service, participer aux réunions de conseil communautaire (en soirée).

 

Logistique

  • Salles de réunion : veiller à leur aménagement (selon demande des organisateurs) et à leur propreté ;
  • Gestion des commandes de petite alimentation ;
  • Préparer boissons (chaudes ou fraîches) pour les participants aux réunions (sur demande de l’organisateur en interne).

 

 

Qualifications et compétences requises :

     

 
  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie et agenda électronique) ;
  • Connaissance du logiciel CIRIL appréciée ;
  • Maîtrise des techniques rédactionnelles (courriers administratifs, courriels, notes administratives) ;
  • Organisation, autonomie et rigueur dans le travail ;
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
  • Sens du relationnel ;
  • Représentation de la CARPF auprès des interlocuteurs du Président et de la Direction Générale ;
  • Permis B.

 

Contraintes du poste :

  • Présence aux réunions mensuelles (bureau et conseil communautaire) programmées après 18h00 ;
  • Prises de congés en alternance avec l’assistante du DGS/Président et avec l’agent chargé d’accueil du siège ;
  • Horaires fixes imposés, liés à l’accueil du public ;
  • Déplacements divers.

 

 

 

 

Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation +CV)  de préférence par mail à

 

ou par courrier à Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Roissy Pays de France

1 boulevard Carnot – 95400 VILLIERS-LE-BEL

 

 Avant le 20/ 11 / 2019